Zoom之后远程协同办公创新机会在哪?

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微信官方表示,外挂软件破坏微信生态平衡和正常运营,一直是重点打击和治理的对象。

编者按:本文来自微信公众号“大跃资本”(ID:GreatLeapCapital),作者:刘炳一,36氪经授权发布。

《互联网周刊》曾报道:“1969年10月,世界上的第一封电子邮件是由计算机科学家Leonard K.教授发给他的同事的一条简短消息。”自此以后,团队工作的数字化协同场景已历经50年的发展。

团队工作的基石是什么?我认为是“信息”,不论是产品创意、工作文档还是实验数据,都是“信息”的展现方式之一。“信息”在团队成员之间的流转、变化、丰富促成阶段性工作成果,为公司带来利润,并在更长历史期间持续累积,推动社会整体的进步。

“信息”在团队工作中的核心节点主要有四部分:创造 – 传达 – 存储 – 迭代。

比如一家糖果企业要制定新一年的原料采购计划,采购部负责人先做了一份计划初稿(创造),之后让财务部、生产部、销售部负责人及老板知晓(传达)、并能随时查阅(存储),然后大家开会对于初稿进行讨论,根据各自业务角度提出调整意见并形成新计划定稿及各部门任务安排(迭代)。

远程协同办公在信息创造、传达、存储单个节点场景上已经有不少体验较好的产品出现。

创造工具最为丰富,已经从纸笔发展到了Office、Adobe产品矩阵为代表,并结合各类垂直场景或行业应用的阶段(如Atlassian、Autodesk、XMind);

传达工具从书信、电话(Polycom)、电子邮件(Gmail、Outlook)、IM工具(Slack、微信)到视频工具(WebEx、Zoom),是目前受关注度最高的场景;

存储工具从纸质档案、硬盘到网络存储(Dropbox、百度网盘),在部分创造或传达工具上也顺手实现了云存储能力,比如Google Doc既能完成文档撰写(创造),也会将文档自动存储在云端(存储),通过邀请团队成员也可以浏览(传达)、编辑(迭代)相关文档;

以全类型信息迭代需求为核心场景的工具目前尚未出现,项目的完整、重度信息迭代需求只能在现实会议室之中得到释放,并以前述各类工具的文字/音视频IM功能辅助。

信息的“迭代”代表着怎样的具体行为呢?其实就是讨论、建议、修改、头脑风暴这些词所共同涉及的场景。迭代节点是团队协同中的临门一脚,阶段性工作成果被确认定型,并推进项目进入下一个工作流程。

在我们已经完善工作信息创造、传达、存储的数字化体验之后,只有为信息迭代节点提供同样好的远程协作体验,才能实现1+1+1+1>4的终极目标。

在我看来,现有的协同办公产品没能延伸来满足信息迭代场景需求,主要是因为办公或协同工具的碎片化/非一体化以及全类型文件/信息的共创共建能力弱。

首先来说说非一体化的痛点。

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当团队通过Zoom进行远程讨论时,只要项目稍微复杂一些,就需要涉及多类文件/信息,如PPT、思维导图、Excel、设计图、项目甘特图、问题清单等,每个文件有不同的负责人,并且一般还有多个更新版本。

所以常见的是大量时间花在了不同成员共享屏幕、切换软件、在微信群里发送多个版本文件或者链接。即使远程讨论中,花了大量时间同步的这些文件/信息,它们并不能保持在Zoom平台上,讨论结束后就各自散落并彻底沉寂。

即使团队有配合使用类似Teambition、Dropbox等软件的习惯,体验也是不好的,除了需要与Zoom之间不断切换,它们也只能直接显示简单类型的文档,其他更多类型的信息载体,成员必须下载并安装相应软件才能在本地查看。

下面说说共创共建的需求。

团队讨论中有两种典型关系,一种是对内上下级或对外甲乙方汇报,一方展示阶段性成果,另一方针对细节发表修改意见;另一种是相对平等的针对阶段性目标信息的头脑风暴/共同创建修改。

对于汇报场景,当我们使用Zoom时,共享屏幕的成员经常无法准确理解到领导或甲方想要调整或者修改的地方,因为对方此时只能通过模糊的语言去定位、描述自己的关注点与修改意见,无法直接在屏幕上对同一文件进行同步批注;对于一些垂直场景(如建筑/工业/汽车/医疗),领导或甲方通过简单的共享屏幕并不能对相关的专业展示文件/信息,进行细致、全面、个性化的查看,那就更无从提出明确的意见了;

对于头脑风暴场景,Google Doc解决了纯文档类的共创共建需求,但其他类型的信息承载能力是不具备的。因为人们在讨论初步想法、表达创意构思时,更多的需要依靠图形化语言,文字只是辅助,这也是为什么会议室都会有白板和便利贴。如果成员通过Zoom头脑风暴,相关idea很难及时完成图形化信息沉淀,大部分的有效讨论成果随着会议结束而被遗忘。

有一个研究数据经常被提及,那就是人与人沟通不同形式的重要性占比,肢体眼神占55%,声音语调占38%,文字语言占7%。所以按说在全息技术成熟前,Zoom已经尽可能地承载了有效沟通的形式,为什么还会有关于信息迭代节点的提升空间呢?

在我看来,“沟通”并不能一概而论,生活中的日常交流、工作中的简单会晤,主要依靠视频交流确实满足,但对于工作中有一定时间持续性及成员参与量的项目来说,信息变得纷繁复杂、并不断沉淀变化,这时,团队成员对于信息本身的了解、参与、同步程度,在沟通重要性占比中肯定就要过半了,而看对方、听对方只是对于信息掌握的辅助。

目前我们也看到一些服务于Zoom生态的项目获得融资,比如做语音转文字会议记录的Otter(GGV等投资,累计融资2300万美元);比如做Zoom会议日程/笔记/材料管理的Docket(融资200万美元)。但他们能做的相对有限,只能在项目边角信息的沉淀上提升一定体验。

总结一下,我认为Zoom之后的远程协同办公新机会在于提供全类型信息的一体化承载能力与共创共建能力。

全类型信息的一体化承载能力:团队成员在同一平台可以自由浏览项目不同阶段的所有类型文件/信息的最新版本,不论这些文件/信息原本在其他协同软件、网盘还是个人电脑里;

全类型信息的共创共建能力:团队成员可以对于线上的各类文件/信息直接进行个性化查看、标注、修改,相应的变化也会同步反馈到各自的数据源。从而让项目信息真正的在团队成员间自由流转、成长起来。

感兴趣的投资人可以关注下美国一家新型协同办公企业Miro,在4月份获得了Accel及ICONIQ投资的5000万美元B轮融资,其产品对我有不少启发,也欢迎加微信交流国内远程协同办公领域的好项目(18612549216)。

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